หลังจากที่เคยพาทุกคนไปรู้จักกับ Microsoft 365 สำหรับใช้งานส่วนบุคคลกันไปแล้ว วันนี้เราขอแนะนำ Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ (Microsoft 365 Business) กันบ้าง หลายคนอาจคิดว่าเป็นเรื่องยากที่จะใช้งาน Microsoft 365 บน MacOS รวมไปถึงไม่แน่ใจว่าจะตอบโจทย์แล้วมีฟีเจอร์หรือเครื่องมืออะไรที่จะช่วยเราในการจัดการธุรกิจบ้าง วันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังเอง 

บอกเลยว่าความสามารถของเครื่อง Mac บวกเข้ากับ Microsoft 365 ช่วยเราในการจัดการธุรกิจได้มากกว่าที่คิด ด้วยเครื่องมือที่เต็มไปด้วยประสิทธิภาพพร้อมความปลอดภัยที่เหนือชั้น ทั้ง Office, Exchange, OneDrive, Microsoft Teams และอื่นๆ อีกมากมาย เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเริ่มกันเลย

มี Office ที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการด้านเอกสาร รองรับการทำงานร่วมกันอย่าง Real-Time

แน่นอนว่าสำหรับธุรกิจแล้ว หนึ่งในสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยก็คือการจัดการเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการทำสต๊อกสินค้า ทำออเดอร์ วิเคราะห์ข้อมูลยอดขาย สรุปบัญชี Proposal เสนอขายลูกค้า และอื่นๆ อีกมากมาย เล่นเอาปวดหัวเลยทีเดียว เพราะแต่ละเอกสารก็มีรูปแบบและลักษณะที่แตกต่างกัน 

ใน Microsoft 365 มากับชุดโปรแกรมจัดการเอกสาร Office ไม่ว่าจะเป็น Word สำหรับการสร้างเอกสารทั่วไป ที่มาพร้อมกับฟีเจอร์อัจฉริยะช่วยในการเขียน, Excel ที่ช่วยสร้างสเปรดชีตที่อ่านง่าย พร้อมสูตรคำนวณตัวเลขต่างๆ, PowerPoint สำหรับการสร้างงานนำเสนอสวยงาม และ OneNote สมุดบันทึกดิจิทัล ทั้งหมดนี้สามารถติดตั้งและใช้งานได้ทั้งบน Mac (สูงสุด 5 เครื่องต่อผู้ใช้แต่ละคน) บนเว็บ และอุปกรณ์เคลื่อนที่ iOS, Android (บนโทรศัพท์สูงสุด 5 เครื่อง และบนแท็บเล็ต 5 เครื่อง) โดยสามารถอัปเดตเพื่อรับฟีเจอร์ใหม่ๆ ได้ตลอด

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Microsoft OneNote

ซึ่งสิ่งที่น่าสนใจและตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุคนี้มากๆ ก็คือการจัดการไฟล์เอกสารแบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเพราะสถานการณ์ไม่คาดฝันต่างๆ อย่าง COVID-19 ทำให้เราต้อง Work from Home กัน หรือบางธุรกิจที่มีการทำงานนอกสถานที่อยู่บ่อยครั้ง เช่น การออกไปดูสาขา บางครั้งมีเรื่องเร่งด่วนที่ต้องแก้ไขเอกสารทันที ยิ่งงานนั้นๆ เราไม่ได้รับผิดชอบคนเดียว ต้องทำร่วมกันกับทีม แต่ตัวเราและทีมอยู่กันคนละที่

เราสามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบ OneDrive พร้อมแชร์และเปิดสิทธิ์การแก้ไขแก่เพื่อนร่วมงาน ให้เข้ามาแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกัน ไปพร้อมๆ กับเราได้อย่าง Real-Time พร้อมตั้งค่าระดับการเข้าถึงได้ เช่น ปรับสิทธิ์ให้เพื่อนในทีมสามารถแก้ไขได้ แต่ปรับสิทธิ์คนต่างแผนกให้อ่านได้อย่างเดียว สามารถใช้งานได้ทั้ง Word, Excel, PowerPoint 

เมื่อบวกกับความสามารถของเครื่อง Mac เช่น MacBook Air (M1) ที่แบตเตอรี่ใช้งานได้นานสูงสุดถึง 18 ชั่วโมง จึงรองรับการทำงานที่ไหนก็ได้อย่างยาวนานโดยไม่ต้องกังวลเรื่องแบตหมดเลย

รวมไปถึงความสามารถของ macOS ต่างๆ ที่ถูกพัฒนาอยู่เสมอ เช่น Split View ที่สามารถใช้เพื่อเปิดสองโปรแกรมเอกสารข้างกันเพื่อแก้ไขในเวลาเดียวกัน และการเปลี่ยนธีมสีโปรแกรมตามที่เราตั้งค่าไว้ในเครื่อง Mac เช่น หากเราตั้งค่าเครื่องไว้ที่ Dark Mode โปรแกรม Office เองก็จะเปลี่ยนธีมสีโปรแกรมให้เป็นสีดำสอดคล้องกัน 

ให้การจัดการอีเมลและการนัดหมายปฏิทินเป็นเรื่องที่ง่ายดาย

หนึ่งในการติดต่อสื่อสาร และรับ-ส่งข้อมูลของธุรกิจ ก็คือ Email และ Microsoft 365 ก็ให้ขนาดกล่องอีเมลมาถึง 50GB ต่อผู้ใช้ ทั้งยังสามารถกำหนดชื่อโดเมนเองได้ ([email protected]) ซึ่งจะช่วยสร้างเอกลักษณ์ ความน่าเชื่อถือและการจดจำให้แก่แบรนด์ธุรกิจของเรามากๆ โดยสามารถเข้าถึงและใช้งานอีเมลระดับธุรกิจ Exchange ผ่าน Outlook for Mac 

อีกเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยก็คือการนัดหมายและการทำปฏิทิน แน่นอนว่าเวลาทำธุรกิจหลายครั้งมีการประชุมพูดคุยกันหลายฝ่ายเพื่อทำงานร่วมกัน และการจะนัดประชุมเพื่อพูดคุยแต่ละครั้งอาจเป็นเรื่องจุกจิก เพราะแต่ละคนมีเวลาว่างที่ไม่ตรงกัน บวกกับต้องคอยแจ้งเตือนเป็นคนๆ ไปซึ่งอาจทำให้เสียเวลา

แต่เราสามารถสร้างนัดหมายการประชุมได้ง่ายๆ ใน Calendar บน Microsoft 365 ที่สามารถเชิญผู้ร่วมประชุมได้ง่ายๆ ในไม่กี่คลิก โดยผู้ที่ถูกเชิญเข้าร่วมประชุมก็จะได้รับ Email นัดหมายการประชุมครั้งนี้จากเรา ที่สามารถตอบกลับการเชิญได้เลย นอกจากนี้ยังสามารถแชร์เวลาประชุมที่ว่างอยู่ และรับการแจ้งเตือนได้อีกด้วย

เพิ่มประสิทธิภาพการดูแลธุรกิจด้วยเครื่องมือที่ครบครัน

นอกจาก Office ที่จะมาช่วยในเรื่องของการจัดการด้านเอกสารแล้ว ในการดำเนินธุรกิจยังมีอีกหลายส่วนที่ต้องการการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

ใน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจมี Microsoft Lists ที่ช่วยจัดระเบียบวางแผน Task งาน สามารถจัดหมวดหมู่ด้วยการไฮไลท์สี แจกแจงและแชร์งานให้กับสมาชิกภายในทีม กำหนดระยะเวลา รวมไปถึง Issue tracker ที่ใช้ติดตามปัญหา, ระบบ Recruitment Tracker ที่ใช้สำหรับติดตามการรับสมัครพนักงานใหม่ และ Asset Manager ที่ใช้จัดการทรัพย์สินต่างๆ โดยมาพร้อมกับเทมเพลตสำเร็จรูปที่ใช้งานง่าย 

ในด้านการสื่อสารกับคู่ค้าหรือลูกค้า ยังมี Microsoft Bookings ที่จะทำให้การนัดหมายกับลูกค้าเป็นเรื่องง่าย เช่น หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจร้านอาหาร ที่เปิดให้ลูกค้าได้ทำการจองโต๊ะล่วงหน้า ลูกค้าสามารถเช็กวันและเวลาที่ยังว่าง จากนั้นสามารถทำการจองด้วยตนเองได้เลย แก้ปัญหาเรื่องนัดหมายตกหล่น การจองซ้อนกัน รวมไปถึงลูกค้ายังสามารถแก้ไขข้อมูล และเปลี่ยนแปลงเวลานัดหมายได้ด้วยตนเอง ซึ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นระบบก็จะทำการอัพเดตให้ทางเราทราบด้วยเช่นกัน เรียกได้ว่าสะดวกและลดขั้นตอนการทำงานของธุรกิจไปได้เยอะ

ในแง่ของการรวบรวมข้อมูล การสำรวจความคิดเห็น การจัดทำแบบทดสอบต่างๆ ทำได้ด้วย Microsoft Forms เช่น การขอข้อมูลพนักงาน การสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า โดยสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมด พร้อมวิเคราะห์ผลการตอบกลับออกมาเป็นแผนภูมิได้ในทันที ทั้งหมดนี้มีอยู่ใน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ

หลายครั้งที่การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มีการสลับโปรแกรมไปมาจะพบว่าอุปกรณ์เริ่มทำงานช้าลง มีความหน่วง แต่ในเครื่อง Mac ที่ใช้ชิป Apple M1 นั้นเร็วกว่าเดิมสูงสุดถึง 3.5 เท่า ทำให้การสลับโปรแกรมไปมา ไม่ว่าจะการเปิดไฟล์โปรเจ็กต์ ไฟล์สเปรดชีต ประชุมออนไลน์ หรืองานหนักอื่นๆ ก็ล้วนเอาอยู่

เชื่อมต่อการทำงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้จากทุกที่

Microsoft 365 มี Microsoft Teams ที่จะมาเสริมประสิทธิภาพในการทำงานให้ลื่นไหลไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม โดยเข้ามาช่วยในด้านการจัดการประชุมออนไลน์และการสนทนาทางวิดีโอ กับขีดความสามารถรองรับผู้ใช้สูงสุดถึง 300 คน

รวมไปถึงฟีเจอร์ต่างๆ ที่จำเป็นต่อการประชุมก็มีครบเช่นกัน ทั้งการส่งคำเชิญ แชร์กำหนดการ แชร์หน้าจอ บันทึกการประชุม พร้อม Together Mode ที่เป็นการจัดการประชุมออนไลน์ในพื้นที่เสมือนที่ใช้ร่วมกัน 

ไม่เพียงแต่การใช้เพื่อประชุมออนไลน์เท่านั้น เรายังใช้ Microsoft Teams ในการโทรผ่านเสียง การแชทที่ได้ทั้งข้อความตัวอักษร ส่ง GIF สติกเกอร์ และอีโมจิ ทั้งรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มได้อีกด้วย และการทำงานร่วมกัน ค้นหา แชร์ และแก้ไขไฟล์ในแบบเรียลไทม์ ผ่าน Word, PowerPoint และ Excel ใน Microsoft Teams นี้ได้เลย แน่นอนว่ายังคงรองรับทั้งบนเครื่อง Mac และอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่าง iPhone และ iPad รวมไปถึงอุปกรณ์ Android 

หากนำมาบวกรวมกับความสามารถของ Mac ที่กล้อง FaceTime HD ให้ภาพสวยคม มากับระบบตรวจจับใบหน้าที่ใช้ Neural Engine ปรับค่าแสงให้สีผิวดูเป็นธรรมชาติยิ่งขึ้น และไมโครโฟนเสียงใสชัดเจนในเครื่อง Mac

macOS Monterey บน Mac ที่มีชิป M1 ยังมีระบบเสียงตามตำแหน่ง เสียงของผู้ร่วมประชุมแต่ละคนจึงเหมือนดังมาจากทิศทางที่อยู่ตามตำแหน่งบนหน้าจอ เสริมการประชุมให้มีความเป็นธรรมชาติและเสมือนจริงยิ่งขึ้นไปอีก ขณะเดียวกันก็มีโหมดแยกเสียง ที่จะตัดเสียงรบกวนรอบข้างออก เช่น เสียงสุนัขเห่า หรือเสียงทีวีจากห้องข้างๆ เพื่อให้เสียงของเราที่กำลังพูดอยู่นั้นดังชัดเจน และหากขณะนั้นต้องการให้คนอื่นได้ยินเสียงรอบตัวเราก็ยังมีโหมดสเปกตรัมรองรับ ทั้งหมดนี้ช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติยิ่งขึ้น

ให้คุณจัดเก็บและแชร์ไฟล์บนคลาวด์ OneDrive ได้ถึง 1TB

Microsoft 365 มอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ OneDrive ให้ถึง 1TB (1000GB) ต่อผู้ใช้ ทำให้สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสาร ไฟล์ภาพ และไฟล์งานอื่นๆ ได้อย่างสบายๆ ทั้งยังสามารถทำงานในไฟล์เอกสารนั้นๆ และบันทึกออนไลน์ไปยัง OneDrive หรือ SharePoint ได้โดยตรง

โดยที่การแก้ไขเอกสารทุกครั้งจะอัปเดตอัตโนมัติในอุปกรณ์ที่ซิงค์ทุกเครื่อง หมดปัญหาเรื่องต้องคอยเซฟแล้วย้ายไฟล์ไปมา หรือเวลาย้ายอุปกรณ์ที่ใช้ทำงานแล้วในเครื่องนี้ไม่มีไฟล์อัพเดตไปเลย เราสามารถหยิบ iPhone หรือ iPad มาทำงานต่อเนื่องจากเครื่อง Mac ได้ทันที โดยติดตั้งแอปพลิเคชัน OneDrive ผ่าน App Store ทั้งยังมากับความสามารถในการสำรองภาพถ่ายเก็บไว้บน OneDrive แบบทันที เมื่อถ่ายรูปจาก iPad หรือ iPhone 

ซึ่งเราสามารถแชร์สิทธิ์การเข้าถึงและส่งอีเมลไฟล์ต่างๆ นี้ได้อย่างปลอดภัย เพื่อให้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ตามที่เราเคยกล่าวไปแล้วในข้อก่อนหน้านั่นเอง

พร้อมตรวจหา แรนซัมแวร์ และการกู้คืนไฟล์ได้ไม่ว่าจะเผลอลบหรือถูกโจมตีข้อมูลก็ตาม

มั่นใจได้ว่าข้อมูลธุรกิจคุณจะได้รับการปกป้อง

เรื่องความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเรื่องที่หลายคนกังวลเช่นกัน Microsoft 365 นอกจากจะสามารถปรับสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เอกสารได้ตลอดเวลาแล้ว ยังมีฟีเจอร์รักษาความปลอดภัยระดับองค์กร ช่วยป้องกันอีเมลจากสแปม มัลแวร์ และภัยคุกคามที่รู้จักด้วย Exchange Online Protection ในอีกทางยังมีระบบที่บังคับให้ผู้ใช้รีเซ็ตรหัสผ่านของอีเมลหลังจากผ่านไปตามจำนวนวันที่ระบุไว้ เป็นการช่วยป้องกันอีกทาง

หากเกิดปัญหา ต้องการความช่วยเหลือ หรือสอบถามข้อมูล ยังสามารถติดต่อผ่านทางโทรศัพท์หรือเว็บไซต์ได้ตลอดเวลา 24 ชั่วโมง

ขณะเดียวกันเครื่อง Mac เองก็มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว ช่วยปกป้องระบบและข้อมูลของเราให้ปลอดภัยอยู่เสมอ ด้วยระบบการบูทที่ปลอดภัยซึ่งยืนยันด้วยฮาร์ดแวร์ การเข้ารหัสที่รวดเร็วฉับไว Touch ID และ Gatekeeper

ในกรณีที่เครื่องสูญหาย จำไม่ได้ว่าวางไว้ที่ไหน หรือถูกขโมย สามารถล็อคการเข้าใช้เครื่องจากระยะไกลด้วยรหัสผ่าน พร้อมกับตามหาผ่านแอป Find My ได้ด้วย นอกจากจะแสดงแผนที่แล้ว ยังสั่งให้ Mac ส่งเสียงเพื่อเตือนได้เช่นกัน กรณีร้ายแรงที่สุดที่ไม่สามารถตามหาหรือนำเครื่องกลับคืนมาได้นั้น สามารถลบข้อมูลทั้งหมดออกจาก Mac จากระยะไกลได้

เป็นยังไงกันบ้าง จะเห็นได้ว่า Microsoft 365 มีหลากหลายเครื่องมือที่ช่วยเราจัดการด้านธุรกิจเลยใช่ไหม ไม่ว่าจะแง่การจัดการงาน การประชุม รวมไปถึงความปลอดภัยที่เราให้ความสำคัญก็ล้วนครอบคลุมครบ เมื่อบวกเข้ากับประสิทธิภาพของเครื่อง Mac แล้วยิ่งทำให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้นไปอีก

และ Studio7 เราเชี่ยวชาญเรื่องธุรกิจคุณ เรามีผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจที่พร้อมช่วยเหลือ และแนะนำอุปกรณ์ที่เหมาะกับงบประมาณของคุณ รวมทั้งราคาพิเศษ พร้อมการช่วยเหลืออย่างต่อเนื่อง เพื่อให้คุณสบายใจหายห่วงได้มากที่สุด

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมและพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญได้ที่　 https://bit.ly/3ck6FAD

ดูข้อเสนอพิเศษ คลิกเลย　 https://bit.ly/3qLxiH6